本公司以“誠(chéng)信、高效、創(chuàng)新、共贏”的服務(wù)理念，以現(xiàn)代化的管理經(jīng)營(yíng)模式，并注重信息化和科學(xué)化的管理體制，以真摯的敬業(yè)精神、先進(jìn)和完善的配套服務(wù)，真誠(chéng)為廣大航運(yùn)企業(yè)和海員（船員）提供滿意優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為更好的后期海員（船員）管理跟蹤服務(wù)，公司特此制定海員（船員）跟蹤管理制度。
1.1海員（船員）服務(wù)種類及其保障服務(wù)質(zhì)量的規(guī)定
1.1.1 服務(wù)種類：
（1）代理海員（船員）辦理申請(qǐng)培訓(xùn)、考試、申領(lǐng)證書等相關(guān)手續(xù)；
（2）為船東提供船舶配員等相關(guān)活動(dòng)；
（3）代理海員（船員）用人單位管理海員（船員）等事務(wù)。
1.1.2 海員（船員）服務(wù)方針目標(biāo)
方針：①誠(chéng)信為本，全心、全力、全意為船東和海員（船員）提供高效、優(yōu)質(zhì)服務(wù)。② 確保海員（船員）人身安全，船舶航行安全，保護(hù)海洋環(huán)境。③ 不斷完善服務(wù)質(zhì)量管理體制維護(hù)的有效性、連續(xù)性和實(shí)用性。
目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)“創(chuàng)一流企業(yè)、創(chuàng)一流服務(wù)”的承諾，在管理中實(shí)施服務(wù)，在服務(wù)中體現(xiàn)管理，做到海員（船員）滿意、船東滿意。
1.1.3 保障服務(wù)質(zhì)量：
（1）公司遵循合法、誠(chéng)信、公平、公開的原則，向社會(huì)公布服務(wù)項(xiàng)目及其收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，保證服務(wù)質(zhì)量，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
（2）公司員工自覺提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，具有高度責(zé)任感，正確了解海員（船員）及海員（船員）用人企業(yè)需求，為海員（船員）及海員（船員）用人企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
（3）公司在從事海員（船員）服務(wù)時(shí)，嚴(yán)格按照海事部門的規(guī)定辦理，不弄虛作假，不超越權(quán)限，以質(zhì)量管理為先，貫穿在海員（船員）服務(wù)的全過程，圍繞質(zhì)量管理進(jìn)行有效控制。
（4）海員（船員）或海員（船員）用人單位在本公司申請(qǐng)海員（船員）培訓(xùn)、考試、申領(lǐng)證書等有關(guān)服務(wù)時(shí)，必須向申請(qǐng)人詳細(xì)說明該項(xiàng)業(yè)務(wù)所須滿足的條件，海員（船員）所提供相關(guān)證明及所持各類必備證件等材料必須齊全并真實(shí)有效。
（5）公司對(duì)符合條件的海員（船員）或用人單位，公司業(yè)務(wù)員會(huì)作出明確答復(fù)，派員全程服務(wù)，并與海員（船員）簽訂《海員（船員）服務(wù)協(xié)議》（附件一）。對(duì)不符合申請(qǐng)條件的海員（船員），本公司不予受理，并說明理由。
（6）公司向海員（船員）用人單位提供海員（船員）代管及配員服務(wù)時(shí)，雙方應(yīng)簽訂海員（船員）配員服務(wù)協(xié)議，并督促海員（船員）用人單位（或船東）與海員（船員）依法簽訂勞動(dòng)合同。海員（船員）用人單位（或船東）未與海員（船員）簽訂勞動(dòng)合同，本公司有權(quán)終止向其提供海員（船員）服務(wù)。
（7）在提供船舶配員及勞務(wù)派遣服務(wù)時(shí)，公司應(yīng)向海員（船員）用人單位（或船東）提供該海員（船員）全面，真實(shí)的信息，不得提供虛假信息，不得損害各方合法權(quán)益。公司還將建立完整的海員（船員）服務(wù)信息，按服務(wù)種類記載并分類保存，保證海員（船員）信息真實(shí)性、連續(xù)性和完整性。
（8）定期回訪征求船東意見，定期收集海員（船員）反饋信息，以改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量
（9）公司建立有應(yīng)急保障機(jī)制，本公司提供海員（船員）服務(wù)的海員（船員）均取得法定和約定的勞動(dòng)和社會(huì)保障權(quán)利及相應(yīng)支持，對(duì)海員（船員）在服務(wù)期間發(fā)生失蹤、死亡或其他意外傷害，公司配合有關(guān)單位做好相應(yīng)善后工作，并按公司應(yīng)急處理制度執(zhí)行。
1.2 各種海員（船員）服務(wù)業(yè)務(wù)的工作程序
1.2.1海員（船員）培訓(xùn)、考試、申領(lǐng)證書服務(wù)的工作程序
（1）公司向社會(huì)公布本單位是具有為國(guó)內(nèi)海船海員（船員）服務(wù)資質(zhì)的機(jī)構(gòu)，為海員（船員）和船舶公司提供海員（船員）各類證件代辦業(yè)務(wù)，并公布相應(yīng)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。
（2）海員（船員）或海員（船員）所屬單位通過本公司向海事部門提出申請(qǐng)服務(wù)項(xiàng)目，接收海員（船員）代辦申請(qǐng)材料，本公司按照海事部門要求進(jìn)行，將海員（船員）申請(qǐng)材料呈送海事部門審批，并與海員（船員）簽訂《海員（船員）辦證管理協(xié)議》（附件二）。
（3）按海事部門要求，在代理海員（船員）申請(qǐng)培訓(xùn)、考試、申領(lǐng)海員（船員）各類證書時(shí)，海員（船員）應(yīng)提供相關(guān)的證書及證明材料，保證所提供的資料完整性和真實(shí)性。對(duì)符合申請(qǐng)條件的海員（船員）或海員（船員）所屬單位，作出明確答復(fù)，派員全程服務(wù)，對(duì)不符合申請(qǐng)條件的海員（船員），說明不予受理的原因和理由。
（4）公司通過電話、網(wǎng)絡(luò)等有效方式方法，接受海員（船員）到來報(bào)名學(xué)習(xí)并進(jìn)行海員（船員）證書的更換，及再有效提醒咨詢服務(wù)。
（5）公司根據(jù)海員（船員）所參加培訓(xùn)、考試要求，作出相應(yīng)的安排，告知海員（船員）參加學(xué)習(xí)考試時(shí)間和地點(diǎn)及注意事項(xiàng)。
（6）海員（船員）證書代辦完畢后，盡快通知海員（船員），確保證書及證件安全送達(dá)。
（7）建立海員（船員）檔案，加強(qiáng)管理，掌握海員（船員）的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、任職資格、安全記錄、健康狀況等，真實(shí)記錄海員（船員）在本公司學(xué)習(xí)及服務(wù)過程，保證隨時(shí)能夠查詢到海員（船員）的相關(guān)信息，以便資源合理利用，并為海員（船員）私人資料保密。
1.2.2 海員（船員）代管、勞務(wù)派遣及配員服務(wù)
（1）向社會(huì)公布本公司開展海員（船員）代管、海員（船員）勞務(wù)派遣服務(wù)和船舶配員服務(wù)，并且具有為國(guó)內(nèi)外水路運(yùn)輸企業(yè)服務(wù)資質(zhì)的機(jī)構(gòu)，對(duì)海員（船員）和船舶公司提供海員（船員）派遣，推薦就業(yè)服務(wù)和為船舶提供配員服務(wù)，并公布相應(yīng)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。
（2）通過電話、傳真、網(wǎng)絡(luò)或其它方式方法，接收船舶公司或船東的海員（船員）招聘要求，向社會(huì)發(fā)布海員（船員）招聘信息。
（3）公司海員（船員）部/人事部負(fù)責(zé)收集社會(huì)海員（船員）的應(yīng)聘需求及各類海員（船員）證書，并驗(yàn)證所持證書的有效性，將包括海員（船員）職務(wù)、年齡、持證種類、水上資歷、需求、航線等信息錄入歸檔，做好全程服務(wù)工作。
（4）接收海員（船員）管理的申請(qǐng)，個(gè)人海員（船員）或需要本公司代辦管理的海員（船員），向本公司提出海員（船員）代管申請(qǐng)，對(duì)符合條件并取得雙方同意者，簽訂《海員（船員）代管服務(wù)協(xié)議》（附件三）。
（5）公司按海員（船員）用人單位需求，制訂船舶配員計(jì)劃，根據(jù)船東要求提供合格海員（船員）派遣或配員服務(wù)，簽訂《海員（船員）服務(wù)協(xié)議》，并要求海員（船員）用人單位與海員（船員）簽訂勞動(dòng)合同，明確各方權(quán)利和義務(wù)。
（6）本公司按雙方簽訂的服務(wù)協(xié)議對(duì)海員（船員）進(jìn)行管理，海員（船員）或船舶公司應(yīng)按收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)交納相應(yīng)費(fèi)用。本公司對(duì)服務(wù)情況進(jìn)行登記，錄入海員（船員）管理系統(tǒng)，實(shí)時(shí)歸檔。
（7）本公司按協(xié)議為海員（船員）提供培訓(xùn)、考試、申領(lǐng)證書及配員咨詢服務(wù)，提供氣象信息及海事管理方面法律咨詢服務(wù)。
（8）海員（船員）上船之前進(jìn)行系統(tǒng)的崗前培訓(xùn)，在船必須服從海員（船員）用人單位（或船東）的工作安排，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度，并對(duì)海員（船員）自己本身的行為負(fù)責(zé)。
（9）定期征詢海員（船員）在船任職表現(xiàn)，協(xié)助用人單位（或船東）對(duì)海員（船員）進(jìn)行協(xié)調(diào)管理
1.2.3海員（船員）服務(wù)流程
1.3 海員（船員）服務(wù)信息檔案管理制度
1.3.1 公司采用專業(yè)的《贏海海員（船員）管理系統(tǒng)》，實(shí)時(shí)信息錄入，在線辦公，詳細(xì)記錄海員（船員）的姓名、住址、聯(lián)系方式、所持海員（船員）證書等級(jí)、編號(hào)、職務(wù)及各種培訓(xùn)等情況，建立詳細(xì)的海員（船員）檔案；海員（船員）證書復(fù)印件存檔等，并按服務(wù)及職務(wù)種類歸檔
1.3.2 建立詳細(xì)的用人單位（或船東）需求信息登記：完整記載船名、船舶公司、船東、聯(lián)系方式、船舶種類、船籍港、船舶總噸/千瓦及習(xí)慣航線區(qū)域，配員需求等信息。（附件五：船東需求登記）
1.3.3 向海員（船員）用人單位或海員（船員）提供全面、真實(shí)信息，及時(shí)獲取相關(guān)信息和和海事管理方面的最新動(dòng)態(tài)提供便利。
1.3.4海員（船員）檔案管理
（1）人事部負(fù)責(zé)海員（船員）檔案的建立和管理，確保在管理中能隨時(shí)可查到海員（船員）的個(gè)人基本資料、任解職情況、服務(wù)資歷、培訓(xùn)紀(jì)錄、安全紀(jì)錄、綜合素質(zhì)、健康狀況等信息，為評(píng)估在崗海員（船員）的適任能力，以及離崗海員（船員）的續(xù)聘提供有效依據(jù)。并定期向海事管理機(jī)構(gòu)報(bào)送海員（船員）任職、解職情況。
（2）海員（船員）檔案要求每人一檔，保持記錄內(nèi)容的真實(shí)和完整，內(nèi)容包括：卷內(nèi)檔案資料目錄、海員（船員）資料（個(gè)人基本資料、持證情況、服務(wù)資歷、培訓(xùn)記錄、安全記錄、任解職情況等）、體檢證明、證書和海員（船員）服務(wù)簿復(fù)印件、勞動(dòng)合同復(fù)印件、綜合素質(zhì)考評(píng)資料等。電子版檔案要與紙質(zhì)檔案保持一致，并及時(shí)備份保存。
（3）在崗海員（船員）檔案在保持最新、有效，統(tǒng)一存放。離崗海員（船員）檔案可作為資料另行保存，失去保存價(jià)值的海員（船員）檔案應(yīng)及時(shí)撤除。
（4）制定海員（船員）檔案清單，必要時(shí)制作電子檔案檢索工具，以便迅速準(zhǔn)確地查找檔案。
（5）在崗海員（船員）個(gè)人基本信息有變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)告知人事主管，以更新海員（船員）檔案內(nèi)容。
1.3.5海員（船員）適任證書、服務(wù)簿管理要求
（1） 船長(zhǎng)負(fù)責(zé)保管船上所有在崗海員（船員）的適任證書和服務(wù)簿，并進(jìn)行登記。適任證書和服務(wù)簿應(yīng)妥善保管，如有損壞或者遺失時(shí)，應(yīng)立即報(bào)告人事主管，人事主管盡快協(xié)助辦理?yè)Q發(fā)或補(bǔ)發(fā)，所產(chǎn)生的費(fèi)用視情由責(zé)任人承擔(dān)。
（2）海員（船員）上船任職后，應(yīng)盡快主動(dòng)將適任證書和服務(wù)簿交船長(zhǎng)保管。海員（船員）離職辦理相關(guān)手續(xù)后，向船長(zhǎng)領(lǐng)取適任證書和服務(wù)簿并簽收。
（3） 三副因簽證需要可向船長(zhǎng)借用，使用完畢后及時(shí)歸還，無權(quán)作為他用或借給別人使用。
（4）船長(zhǎng)應(yīng)當(dāng)為本船海員（船員）辦理海員（船員）任職、解職簽注，并在海員（船員）服務(wù)簿中及時(shí)、如實(shí)記載其服務(wù)資歷和任職表現(xiàn)，其它人員不得擅自填寫和涂改。
（5）船長(zhǎng)的任職簽注由離任船長(zhǎng)負(fù)責(zé)簽注，船長(zhǎng)的解職簽注由接任船長(zhǎng)負(fù)責(zé)簽注。
